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Personal


En esta sección podremos identificar a todas las personas que intervienen en la recogida, tratamiento y almacenamiento de los datos personales.

Podemos clasificar a dichas personas en función del Rol que desempeña dentro de la entidad:
  • Directivo: Gerente o director de la entidad
  • Asociado: Socio propietario de la entidad
  • Administrador de sistemas: Persona responsable de los sistemas informáticos de la empresa.
  • Responsable: Encargado o responsable de departamento o sección
  • Usuario de datos: Persona con permisos de uso de los datos personales
  • Usuario invitado: Persona que tiene acceso temporal a los datos (se suele utilizar para personal en prácticas o pruebas)
  • Usuario externo: Persona que no está contratada directamente por la entidad, pero que es un usuario de datos asiduo de los datos. Se suele usar para personal contratado por Empresas de Trabajo Temporal (ETT)
  • Personal sin permisos de acceso a datos: Personas que están en las instalaciones de la entidad, pero que no tienen autorización para tratar los datos. Se suele usar para personal de servicios auxiliares, tales como mantenimiento, limpieza, etc.
  • Otros: Cualquier otro tipo de persona que no encaje en las categorías anteriores.

Listar miembros del personal

En cualquier momento puedes consultar la lista de miembros del personal definidos para un RT, utilizando el menú de gestión seleccionando la sección Infraestructura y, dentro de el clickando sobre Personal:

En esta página se nos mostrará un listado de todas los empleados que se hayan definido para un RT. 

Añadir un miembro del personal

Para crear un nuevo empleado, accederemos al listado de miembros del personal y, a continuación, hacemos click en el botón <Nuevo miembro del personal>:

Nuevo miembro del personal

Y procedemos a introducir todos los datos del empleado:
  • Nombre: Nombre del empleado.
  • Apellidos: Apellidos del empleado.
  • Tipo de documento identificativo: Seleccionar el tipo de documento por el cual podremos identificar al empleado de manera única: NIF, NIE, ...
  • Número de documento identificativo: Número del documento que identifica al empleado según el tipo seleccionado anteriormente.
  • Fecha de alta: Fecha en la cual el empleado comenzó a trabajar en el RT.
  • Departamentos: Seleccionar los departamentos dentro de los cuales el empleado desarrolle sus funciones.
  • Rol: Seleccionar el papel que juega el empleado dentro de la organización en el ámbito del RGPD.
  • Funciones: Aquí podremos detallar las funciones que realiza el empleado dentro del RT como parte de su trabajo.

Datos del miembro de personal

Finalmente, pulsamos el botón <Guardar> y el empleado queda registrado para el RT sobre el que estemos trabajando.

Detalles de un miembro del personal

Podemos ver los detalles completos de un miembro del personal pulsando sobre el nombre del mismo en la lista de miembros del personal:


Al hacerlo, veremos una página donde se muestra la información detallada relativa al empleado seleccionado:

En esta página se muestra la información agrupada en pestañas para mayor claridad:
  • General: Contiene los datos de identificación básicos del empelado (nombre, dni, rol, funciones).
  • Sedes: Contiene una relación de todas las sedes a las que tiene acceso el empleado. Esta pestaña, no permite establecer nuevas relaciones con otras sedes pues los resultados que se muestran son obtenidos automáticamente en función de los puntos de control a los que tenga acceso el empleado (los puntos de control tienen asociados una o varias sedes y, por tanto, el empleado tendrá acceso a las mismas sedes que los puntos de control a los que acceda).
  • Puntos de control: Contiene una relación de todos los puntos de control a los que tiene acceso un empleado. Esta pestaña, además de mostrar los puntos de control asociados a un empleado, permite establecer nuevas relaciones.
  • ActividadesContiene una relación de todas las actividades de tratamiento en las que interviene el empleado. Esta pestaña, además de mostrar las actividades de tratamiento asociados a un empleado, permite establecer nuevas relaciones. 
  • Documentos: Muestra todos aquellos documentos que, como resultado de la adecuación a la RGPD, deben entregarse a un empleado. Los documentos que se muestran en esta pestaña son calculados automáticamente por tuRGPD.es en función de los documentos exigidos por las actividades de tratamiento que se hayan asociado al empleado. 
Aparte de la información básica de los miembros del personal de un RT, es importante que queden documentadas las diferentes relaciones de los empleados con el resto de elementos implicados en la protección de datos; esto nos permitirá tener una trazabilidad total desde cualquier ángulo de análisis del RT, así como automatizar ciertos procesos del RGPD (legitimación, ...). A continuación explicamos como gestionar las diferentes asociaciones entre cada miembro del personal y otros elementos.

Asociar un miembro del personal con los puntos de control a los que accede

Para indicar que un miembro del personal accede o utiliza un punto de control, es necesario documentar una relación entre ellos.

Podemos consultar los puntos de control a los que tiene acceso un empleado, utilizando la pantalla de detalles de un miembro del personal y, desde ella, seleccionando la pestaña puntos de control:

Si queremos documentar el uso de uno o varios puntos de control por el empleado sobre el que estamos trabajando, pulsaremos el botón <Seleccionar>:

Al hacerlo, se nos mostrará una ventana en la que podremos seleccionar los puntos de control con los que queremos asociar el miembro del personal. Para ello, iremos clickando sobre los puntos de control implicados y pulsamos <Guardar>:

Con esto el empleado quedará relacionado con los puntos de control que hayamos seleccionado.

Asociar un miembro del personal con las actividades en las que interviene

Para indicar que un empleado interviene en el desempeño de una actividad de tratamiento de datos (aka ATD), es necesario documentar una relación entre ellos.

Podemos consultar las ATD en las que interviene un miembro del personal, utilizando la pantalla de detalles de un miembro del personal y, desde ella, seleccionando la pestaña actividades:
Si queremos documentar la intervención del empleado seleccionado en una o varias ATD, pulsaremos el botón <Seleccionar>:
Al hacerlo, se nos mostrará una ventana en la que podremos seleccionar las ATD con las que queremos asociar el empleado. Para ello, iremos clickando sobre las ATD implicadas y pulsamos <Guardar>:
Con esto el empleado quedará relacionado con las ATD que hayamos seleccionado.

Modificar los datos de un miembro del personal

En el caso de que necesites modificar cualquier dato de un miembro del personal registrado para un RT, puedes proceder de dos maneras:

1. Desde la lista de puntos de miembros del personal, desplegando el botón de acciones y seleccionando la opción Editar miembro del personal:

2. Desde el detalle de un miembro del personal, seleccionando la pestaña General y pulsando el botón Editar:
Mediante cualquiera de estas opciones accederás a una página que te permite modificar los datos del empleado seleccionado:

Unas vez hayas modificado los datos necesarios, debes pulsar Guardar y los cambios quedarán registrados.

Eliminar un miembro del personal

En el caso de que se haya definido un empleado de un RT por error y que quiera eliminar del mismo de manera definitiva, se puede  proceder de dos maneras:

1. Desde la lista de miembros del personal, desplegando el botón de acciones y seleccionando la opción Eliminar miembro del personal:
2. Desde el detalle de un miembro del personaldesplegando el botón de acciones y seleccionando la opción Eliminar:
Mediante cualquiera de estas opciones el sistema te solicitará confirmación para proceder con el borrado:
Una vez confirmado el borrado, el empleado quedará eliminado del RT sin posibilidad de recuperarlo.

Debes tener en cuenta que no es conveniente borrar un empleado que tenga relaciones con algún punto de control o actividad de tratamiento de datos. Si el sistema detecta que existen relaciones te dará una advertencia y te permitirá forzar el borrado, lo cual eliminará también las relaciones existentes y los documentos asociados a las mismas:

En el caso de que no quieras seguir utilizando un empleado que tiene relaciones, puedes dar el empleado de baja.

Dar de baja un miembro del personal

En el caso de que un miembro del personal definido para un RT ya no tenga vigencia (porque deja de trabajar en el RT o por cualquier otro motivo), te aconsejamos que utilices la opción de dar de baja. Al dar de baja un empleado, este seguirá estando en el RT pero no se podrá seleccionar para realizar relaciones, ni aparecerá (el ni sus relaciones) en ningún documento.

En el caso de que necesites dar de baja un empleado, puedes proceder de dos maneras:

1. Desde la lista de miembros del personal, desplegando el botón de acciones y seleccionando la opción Dar de baja miembro del personal:
2. Desde el detalle de un miembro del personaldesplegando el botón de acciones y seleccionando la opción Dar de baja miembro del personal:


Mediante cualquiera de estas opciones el sistema te solicitará confirmación para proceder con la baja:
Una vez confirmada la baja, el empleado quedará dado de baja del RT. Si en algún momento, necesitas consultar los datos de un miembro del personal dado de baja, puedes hacerlo usando la opción Mostrar dados de baja en el listado de puntos de miembros del personal: