Personalización‎ > ‎

Plantillas

Como sabes, una de los aspectos mas importantes durante el proceso de implantación y mantenimiento de la RGPD en tus clientes, son los diferentes documentos que vas a intercambiar con los diferentes actores implicados (empleados, organizaciones de control, clientes, ...). Por este motivo, tuRGPD.es te permite tener un control completo de todos y cada uno de los documentos que se generan en la herramienta pudiendo modificar los contenidos de los mismos para adecuarlos a tus necesidades. 

Para cada uno de los documentos que se generan en tuRGPD.es se utiliza un documento patrón que denominamos plantilla. En esta sección vamos a explicarte que son las plantillas y como puedes personalizarlas para adecuar los documentos que genera tuRGPD.es a tus necesidades.

¿Qué es una plantilla?

En tuRGPD.es denominamos plantilla a un patrón que se utiliza para generar un documento asociado a un proceso de la implantación de la RGPD. tuRGPD.es viene con plantillas predefinidas para cada documento a generar, pero permite que cada usuario pueda modificar estas plantillas para adecuarlas a sus necesidades.

Para explicarlo de una manera mas eficaz, utilizaremos un ejemplo práctico: Durante la implantación de la RGPD, es necesario firmar acuerdos con los diferentes Encargados de Tratamiento (aka ET). Una vez documentes los datos de cada unos de los ET en tuRGPD.es y definas las actividades de tratamiento en las que participa, tuRGPD.es va a generar automáticamente un acuerdo para cada uno de ellos personalizado y listo para la firma. Cada uno de los acuerdos se genera a partir de un documento patrón que ha definido el equipo de tuRGPD.es combinado con los datos de cada ET que hayas definido. En el caso que quieras modificar el contenido o el formato de este documento patrón por defecto, deberás haciendo modificando la plantilla asociada a los acuerdos con los ET.

Esto implica que cada documento que genere tuRGPD.es va a tener una plantilla asociada. En cada una de las secciones correspondientes del Centro de ayuda, te indicaremos como localizar la plantilla asociada a cada uno de los documentos implicados.

Las plantillas pueden personalizarse a varios niveles, lo cual te da la posibilidad de personalizar los documentos incluso a nivel de cada RT si lo consideras necesario.

Las plantillas son documentos patrón que vas a poder editar directamente en tuRGPD.es sin necesidad de herramientas externas. En una plantilla podrás encontrar diferentes tipos de elementos:
  • Textos fijos: Son textos que en el documento final aparecerán tal cual los escribas en la plantilla. Por ejemplo: si en una plantilla escribes "Hola", en el documento final aparecerá "Hola".
  • Variables: Corresponden a datos de las entidades con las que se va a combinar la plantilla en el momento de generar el documento. Al generar el documento, cada variable es sustituida por el dato correspondiente. Por ejemplo: si en una plantilla añades "Hola {{ consultor.nombre }}", donde "Hola" es un texto fijo y "{{ consultor.nombre }}" es una variable que hace referencia al nombre de la consultoría, en el documento final aparecerá "Hola Planatec Software SL", sabiendo que hemos definido "Planatec Software SL" como el nombre de la consultoría. 
  • Formatos: Se refiere a las diferentes opciones en las que puedes visualizar gráficamente los contenidos de cada documento (negritas, subrayados, saltos de línea, tablas, etc). Se aplican sobre los textos fijos y variables.
  • Condiciones: Son marcas que hacen que los bloques de texto+varibles que haya dentro de ellos, solamente se muestren en el documento final si se cumple la condición asociada. Por ejemplo: si en una plantilla escribes "Hola {# Si EXISTE dpo #} DPO {# Fin si #}", en el documento final aparecerá "Hola DPO" en el caso que el RT tenga definido un DPO, o simplemente "Hola" si no lo tiene. 

Pesonalización multi-nivel

En tuRGPD.es cada documento que se genera utiliza una plantilla que define los contenidos y formato del documento final. Para dotar de mayor potencia a la plataforma, para muchos documentos se permite definir plantillas a varios niveles: 
  • Nivel consultoría: Permite modificar la plantilla por defecto que ofrece tuRGPD.es. Personalizar a este nivel implica que todos los RT utilicen la plantilla definida a este nivel para generar el correspondiente documento, siempre que no se haya definido personalización a nivel de RT. Esto garantiza que, en el caso de que el consultor quiera modificar los textos por defecto de tuRGPD.es, lo haga una única vez y esto aplique a todos los RT que gestione.
  • Nivel RT: Para algunos documentos, este nivel permite modificar la plantilla que se haya establecido a nivel de consultoría. Personalizar a este nivel implica que el RT para el que se haya definido la personalización, utilice su propia plantilla en lugar de la definida a nivel de consultoría. Esto es útil en el caso de que sea necesario definir textos específicos a nivel de un RT.
Resumiendo, a la hora de generar un documento, tuRGPD.es actúa de la siguiente manera:
  1. Si hay definida plantilla a nivel de RT, utiliza esa para generar el documento.
  2. Sino: 
    1. Si hay definida plantilla a nivel de Consultoría, utiliza esa para generar el documento.
    2. Sino, se utiliza la plantilla definida por tuRGPD.es

Editor de plantillas 

Para que puedas modificar las plantillas de la manera mas sencilla posible y sin necesidad de recurrir a herramientas externas, tuRGPD.es integra una herramienta que denominamos Editor de Plantillas

El funcionamiento de esta herramienta es sencillo, pues cualquier usuario que haya trabajado con herramientas de procesamiento de textos, va a poder utilizarla sin necesidad de demasiado aprendizaje. Es por esto que no vamos a desarrollar demasiados detalles sobre el uso de la misma. 

Lo que si difiere respecto de un editor de textos tradicional es el uso de las variables y las condiciones que es lo que vamos a desarrollar a continuación.

Las variables permiten utilizar datos de las diferentes entidades de información (RT, empleados, organizaciones de control,...) dentro de la plantilla. Como, en el momento de generar un documento, las plantillas se combinan con las entidades correspondientes, las variables que insertes serán sustituidas por el dato correspondiente.

Para insertar una variable, sitúate en el lugar del texto donde quieras insertarla y utiliza el botón Variables de la barra de herramientas del editor. Se desplegará un menú multi-nivel donde podrás seleccionar las diferentes variables que se pueden utilizar en la plantilla. Selecciona la variable que quieras utilizar y verás como se inserta en la plantilla. Puedes insertar una misma variable tantas veces como necesites.

Para borrar una variable insertada, simplemente utiliza las teclas de borrado como si se tratara de un texto normal.

Las condiciones permiten que ciertos textos aparezcan en los documentos solamente en el caso de que se cumplan una expresión. Estas expresiones, siempre van relacionadas con las diferentes entidades de información (RT, empleados, organizaciones de control,...) relevantes para la plantilla en cuestión. Las condiciones constan de dos elementos uno de inicio y otro de fin. Entre estos dos elementos puedes situar el texto y las variables que necesites. En el documento a generar, solamente se incluirá el bloque de texto situado entre los elementos de inicio y fin de una condición, si la expresión de la misma es verdadera.

Para insertar una condición, sitúate en el lugar del texto donde quieras insertarla y utiliza el botón Condiciones de la barra de herramientas del editor. Se desplegará un menú multi-nivel donde podrás seleccionar las diferentes condiciones que se pueden utilizar en la plantilla. Selecciona la condición que quieras utilizar y verás como se inserta en la plantilla. Puedes insertar una misma condición tantas veces como necesites.

Para borrar una condición insertada, simplemente utiliza las teclas de borrado como si se tratara de un texto normal. Nunca debes dejar una condición sin bloque de inicio o de fin; debes tener cuidado de borrar ambos bloques.