Cada uno de los procesos de tratamiento a los que son sometidos los datos recabados por una organización, la cual decide bajo su propia responsabilidad o conjuntamente con otras, la finalidad y los modos de tratamiento.
A tener en cuenta que en una actividad de tratamiento pueden estar involucradas varias categorías de interesados.
Por ejemplo:
En la actividad de tratamiento "Envío de comunicaciones electrónicas", pueden estar involucradas las categorías de interesados de "clientes, proveedores, contactos, empleados, clientes potenciales, etc.".
Listar actividades propias
Para poder consultar la lista de actividades de tratamiento propias definidas para un RT, debemos desplegar el
menú de gestión,
seleccionar la sección Tratamiento de datos y, dentro de ella, clickar sobre Actividades propias:Llegaremos a una página donde se nos mostrará un listado de todas las actividades propias que se hayan definido para un RT:
Añadir una actividad propia
Para añadir una actividad propia a un RT, accederemos al
listado de actividades propias y, a continuación, hacemos click en el botón <Nueva actividad>:
Se nos presenta una pantalla donde procedemos a introducir todos los datos de la actividad propia:
- Nombre: Denominación de la actividad propia a efectos de identificación.
- Descripción: Texto que permita definir más detalladamente la actividad.
- Fecha de inicio de la actividad: Fecha en la que se inició la actividad de tratamiento por parte del RT.
- Bases jurídicas: Selección de una o varias bases jurídicas que legitiman la actividad.
- Detalles de la base jurídica: Permite indicar un texto adicional relativo a las bases jurídicas.
- Finalidades: Selección de una o varias finalidades para esta actividad.
- Descripción detallada de las finalidades: Permite indicar un texto adicional relativo a las finalidades seleccionadas.
- Conservación: Selección durante el cual se van a conservar los datos que trate la actividad.
- Criterios de conservación: Permite indicar un texto que especifique reglas o criterios de conservación.
- Sistema de tratamiento: Selección de la manera en que se tratan los datos de esta actividad: automatizado (digital), manual (papel) o mixto (digital y papel).
- Categorías de tratamiento: Selección de la categorización de los datos que trata la actividad.
- Tipos de tratamiento: Selección de una o varias peculiaridades existentes en el tratamiento de los datos de la actividad.
- ¿Se realizan cesiones?: Habilita esta casilla si para esta actividad se realizan cesiones de datos a terceros. Ten en cuenta que los Encargos de Tratamiento no se consideran cesiones. Al activarla, aparecerán campos adicionales para poder documentar la cesión de datos:
- Categorías de destinatarios: Selección de las categorías de destinatarios a los que se ceden los datos de la actividad.
- Otros destinatarios de cesiones: Texto libre para poder especificar detalles u otros destinatarios de la cesión de datos.
Finalmente, pulsamos el botón <Guardar> y la actividad propia queda registrada para el RT sobre el que estemos trabajando.
Detalles de una actividad propia
Podemos ver los detalles completos de una actividad de tratamiento propia pulsando sobre el nombre de la misma en la
lista de actividades propias:
Al hacerlo, veremos una página donde se muestra la información detallada relativa a la actividad propia seleccionada:
En esta página se muestra la información agrupada en pestañas para mayor claridad:
- General: Contiene los datos de identificación básicos, así como la información sobre finalidad, conservación, sistema y bases jurídicas.
- Cesiones: Presenta la información relativa a las cesiones a terceros de los datos que se tratan.
- Elaboración de perfiles: Esta pestaña solamente aparece si la actividad tiene activado el tipo de tratamiento Elaboración de perfiles. Cuando se muestra, contiene la información relativa a la elaboración de perfiles.
- Derechos: Muestra los datos de contacto para el ejercicio de derechos sobre los datos personales que trata la actividad. Desde esta pestaña se pueden establecer los datos de quien es el responsable y establecer datos específicos para el ejercicio de derechos.
- Personal: Contiene una relación de todos los miembros del personal que intervienen en la actividad. Esta pestaña, además de mostrar los empleados asociados a una actividad, permite establecer nuevas relaciones o incluso crear nuevos empleados.
- Puntos de control: Contiene una relación de todos los puntos de control que intervienen en la actividad. Esta pestaña, además de mostrar los puntos de control asociados a una actividad, permite establecer nuevas relaciones o incluso crear nuevos puntos de control.
- Organizaciones de control: Contiene una relación de todas las organizaciones de control que intervienen en la actividad. Esta pestaña, además de mostrar las organizaciones de control asociadas a una actividad, permite establecer nuevas relaciones o incluso crear nuevas organizaciones de control.
- Categorías de interesados: Contiene una relación de todas las categorías de interesados y los tipos de datos de las mismas que se tratan en la actividad. Esta pestaña, además de mostrar las categorías de interesados asociadas a una actividad, permite establecer nuevas relaciones.
- Documentos: Permite establecer los documentos que se van a exigir legitimar al RT sobre los miembros del personal participen en la actividad.
Establecer los fundamentos de las bases jurídicas
Establecer datos para el ejercicio de derechos
En tuRGPD.es, para cada actividad de tratamiento pueden establecerse un responsable de ejercicio de derechos y unos datos de contacto para el mismo diferentes.
Por defecto, para una actividad propia se asigna como responsable del ejercicio de derechos el RT y sus datos de contacto para el ejercicio de derechos.
En cualquier momento pueden consultarse el responsable y los datos de contacto para el ejercicio de derechos de una actividad propia, desde la página de detalle de una actividad propia, seleccionando la pestaña Derechos: En el caso de que queramos establecer un responsable o datos de contacto diferentes para la actividad seleccionada, pulsaremos el botón <Editar datos de ejercicio de derechos>: Al seleccionar el responsable, se establecerán como datos de contacto para ejercicio de derechos definidos en la organización de control seleccionada.
Para cada posible canal de contacto para el ejercicio de derechos de la actividad, es posible indicar los canales disponibles para ello. Para habilitar o deshabilitar un canal de comunicación, basta con marcar o desmarcar la casilla de verificación correspondiente:
Una vez establecido el responsable y los canales de contacto para ejercicio de derechos, pulsamos sobre el botón <Guardar> y los cambios quedarán registrados y visibles en la actividad sobre la que estábamos trabajando. Asociar miembros del personal con actividades propias
Para indicar que un
miembro del personal interviene en el desarrollo de una actividad propia, es necesario documentar una relación entre ellos.
Si queremos documentar la participación en una actividad propia de uno o varios
empleados, pulsaremos el botón <Seleccionar>:
Al hacerlo, se nos mostrará una ventana en la que podremos seleccionar los
empleados con los que queremos asociar la actividad. Para ello, iremos clickando sobre los
miembros del personal implicados y pulsamos <Guardar>:
Asociar puntos de control con actividades propias
Para indicar que un un punto de control interviene en el desempeño de una
actividad propia, es necesario documentar una relación entre ellos.
Si queremos documentar el uso de uno o varios puntos de control en la actividad propia, pulsaremos el botón <Seleccionar>:
Al hacerlo, se nos mostrará una ventana en la que podremos seleccionar los puntos de control con los que queremos asociar la actividad. Para ello, iremos clickando sobre los puntos de control implicados y pulsamos <Guardar>:
Con esto la actividad quedará relacionada con los puntos de control que hayamos seleccionado.
Asociar organizaciones de control con actividades propias
Para especificar que una
organización de control (OC) participa en una actividad de tratamiento de datos propia es necesario documentar una relación entre ellos.
Por definición, en una actividad propia el RT siempre aparece asociado como una organización de control con el tipo de relación
Responsable de tratamiento. Esta asociación es automática al crear la actividad propia y no puede eliminarse.
Si queremos documentar la participación de una OC en una actividad propia, pulsaremos el botón <Añadir>:
Al hacerlo, se nos mostrará una ventana en la que podremos seleccionar la OC con la que queremos asociar la actividad:
Una vez seleccionada la OC a relacionar con la actividad, se nos solicitan una serie de datos adicionales que deberemos completar:
- Tipo de relación:
- Servicios contratados:
- Detalles de los servicios:
- Inicio de relación:
- Fin de relación:
Asociar categorías de interesados con actividades propias
Establecer documentos a legitimar con empleados que participan en actividades propias
Modificar una actividad propia
Eliminar una actividad propia
Dar de baja una actividad propia
