Categorías de interesados

Esta sección permite documentar aquellos grupos o tipos de personas de los que un RT recaba, almacena o procesa datos de carácter personal.

Podemos asemejar las categorías de interesados con el término ficheros que se utilizaba en la antigua LOPD.

Listar categorías de interesados

Para poder consultar la lista de categorías de interesados definidas para un RT, debemos desplegar el menú de gestión, seleccionar la sección Tratamiento de datos y, dentro de ella, clickar sobre Categorías de interesados:

Llegaremos a una página donde se nos mostrará un listado de todas las categorías de interesados que se hayan definido para un RT:

Añadir una categoría de interesados

Para añadir una categoría de interesados a un RT, accederemos al listado de categorías de interesados y, a continuación, hacemos click en el botón <Nueva categoría de interesados>:
Se nos presenta una pantalla donde procedemos a introducir todos los datos de la categoría de interesados:
  • Nombre: Denominación de la categoría de interesados a efectos de identificación.
  • Fecha de alta: Fecha en la que se inició la recogida de datos de esta categoría de interesados.
  • Descripción: Texto que permita definir más detalladamente la categoría de interesados.
  • Orígenes: Selección de las formas cómo se obtuvieron los datos de esta categoría de interesados.
  • Detalles de procedencia: Si las formas como se obtuvieron los datos no está en la lista o se desea indicar algunos detalles adicionales, puedes hacerlo aquí.
  • Tipos de datos contenidos en el fichero: Selecciona los tipos de datos obtenidos de esta categoría de interesados. tuRGPD.es proporciona una lista de tipos de datos predefinida que el consultor puede personalizar según sus necesidades.
Finalmente, pulsamos el botón <Guardar> y la categoría de interesados queda registrada para el RT sobre el que estemos trabajando.

Detalles de una categoría de interesados

Podemos ver los detalles completos de una categoría de interesados pulsando sobre el nombre de la misma en la lista de categorías de interesados:
Al hacerlo, veremos una página donde se muestra la información detallada relativa a la categoría de interesados seleccionada:
En esta página se muestra la información agrupada en pestañas para mayor claridad:
  • General: Contiene los datos de identificación básicos, así como la información sobre el origen de los mismos.
  • Tipos de datos: Detalla los distintos tipos de datos que el RT trata para esta categoría de interesados. 
  • Actividades: Contiene una relación de todas las actividades de tratamiento que utilizan datos de la categoría de interesados. Esta pestaña es de solo consulta, por lo que no permite establecer nuevas relaciones.
  • Organizaciones de control: Muestra una lista de todas las organizaciones de control que acceden a datos de la categoría de interesados. Esta pestaña es de solo consulta, por lo que no permite establecer nuevas relaciones.

Modificar una categoría de interesados

En el caso de que necesites modificar cualquier dato de una categoría de interesados registrada para un RT, puedes proceder de dos maneras:

1. Desde la lista de categoría de interesados, desplegando el botón de acciones y seleccionando la opción Editar categoría de interesados:
2. Desde el detalle de una categoría de interesados, seleccionando la pestaña General y pulsando el botón Editar:
Mediante cualquiera de estas opciones accederás a una página que te permite modificar los datos de la categoría de interesados seleccionada:
Unas vez hayas modificado los datos necesarios, debes pulsar Guardar y los cambios quedarán registrados.

Eliminar una categoría de interesados

En el caso de que se haya definido una categoría de interesados en un RT por error y que se quiera eliminar del mismo de manera definitiva, se puede  proceder de dos maneras:

1. Desde la lista de categoría de interesados, desplegando el botón de acciones y seleccionando la opción Eliminar categoría de interesados:
2. Desde el detalle de una categoría de interesados, desplegando el botón de acciones y seleccionando la opción Eliminar:
Mediante cualquiera de estas opciones el sistema te solicitará confirmación para proceder con el borrado:
Una vez confirmado el borrado, la categoría de interesados quedará eliminada del RT sin posibilidad de recuperarla.

Debes tener en cuenta que no es conveniente borrar una categoría de interesados que tenga relaciones con alguna actividad de tratamiento de datos. Si el sistema detecta que existen relaciones te dará una advertencia y te permitirá forzar el borrado, lo cual eliminará también las relaciones existentes y los documentos asociados a las mismas:


En el caso de que no quieras seguir utilizando una categoría de interesados que tiene relaciones, puedes dar la categoría de interesados de baja.

Dar de baja una categoría de interesados

En el caso de que una categoría de interesados definida para un RT ya no tenga vigencia (porque se deja de utilizar o por cualquier otro motivo), te aconsejamos que utilices la opción de dar de baja. Al dar de baja una categoría de interesados, esta seguirá estando en el RT pero no se podrá seleccionar para realizar relaciones, ni aparecerá (ella ni sus relaciones) en ningún documento.

En el caso de que necesites dar de baja una categoría de interesados, puedes proceder de dos maneras:

1. Desde la lista de categorías de interesados, desplegando el botón de acciones y seleccionando la opción Dar de baja categoría de interesados:
2. Desde el detalle de una categoría de interesados, desplegando el botón de acciones y seleccionando la opción Dar de baja categoría de interesados:
Mediante cualquiera de estas opciones el sistema te solicitará confirmación para proceder con la baja:
Una vez confirmada la baja, la categoría de interesados quedará dada de baja del RT. Si en algún momento, necesitas consultar los datos de una categoría de interesados dada de baja, puedes hacerlo usando la opción Mostrar dados de baja en el listado de categorías de interesados:

Tipos de datos

En tuRGPD.es, para cada categoría de interesados se deben indicar los tipos de datos que se tratan de la misma, seleccionándolos a partir de una lista predefinida. Aunque tuRGPD.es proporciona una lista de tipos de datos, esta lista puede adecuarse a las necesidades de cada consultor.

Para poder gestionar la lista de tipos de datos, debes acceder a Mi consultoría y, en el menú lateral, seleccionar la sección Tipos de datos:
Al hacerlo, accederás a una página donde se listan los tipos de datos definidos para tu usuario:
Desde esta página, es posible definir nuevos tipos de datos. Para ello, basta con pulsar el botón <Nuevo tipo de datos> y completar los campos correspondientes:
Una vez completados, debes pulsar el botón <Guardar>, el nuevo tipo de datos quedará registrado y podrás utilizarlo para seleccionarlo en las categorías de interesados.

Si lo necesitas, también es posible eliminar un tipo de datos (no está permitido modificar; si necesitas hacerlo debes eliminar y volver a crear). Para ello, desde la lista de tipos de datos, despliegas el menú de acciones adicionales y seleccionas la función deseada:

Base de datos de categorías de interesados

Es muy habitual que una misma categoría de interesados se repita en varios RT, ya que hay colectivos de personas que son comunes a varias organizaciones con las que trabaja un consultor.

Estas situaciones implican la acción repetitiva de introducir los mismos datos de una categoría de interesados en varios RT. Para intentar agilizar este escenario, tuRGPD.es dispone de una herramienta llamada Basde de datos de categorías de interesados que permite almacenar los datos de una cetegoría de interesados para luego poder utilizarlos en cualquier RT sin tener que volver a teclearlos.

Guardar categoría de interesados en base de datos

Si tienes una categoría de interesados registrada en un RT que te interesa poder registrar en otros RT, puedes guardar esa categoría de interesados en la base de datos sin tener que volver a teclear sus datos.

Para ello, debes acceder a los detalles de la categoría de interesados que quieras guardar en la base de datos y, desde allí, pulsar el botón <Guardar en la base de datos>:
Al pulsar este botón, aparece una ventana en la que podemos asignar una o varias etiquetas a la categoría de interesados para facilitar su posterior búsqueda:
Para asignar una etiqueta, basta con situarse en la caja de texto y teclear la etiqueta que queramos asignar; según vamos escribiendo, el sistema buscará etiquetas ya existentes que coincidan y nos las irá mostrando. En cualquier momento, podemos seleccionar una de las etiquetas existentes sugeridas, o bien asignar una nueva pulsando enter. Una vez asignadas las etiquetas que queramos, pulsamos el botón <Guardar>. Hecho esto, la categoría de interesados queda guardada en la base de datos (catalogada con las etiquetas asociadas) para poder ser registrada en otros RT.

Importar categoría de interesados desde base de datos

Para poder registrar en un RT una categoría de interesados que tengamos guardada en la base de datos, debemos ir a la pantalla de listar categorías de interesados y, una vez en ella, pulsar el botón <Importar desde la BD>:
Al hacerlo, se nos abre una ventana donde podremos seleccionar las categorías de interesados guardadas en la base de datos:
En esta ventana, iremos seleccionando aquellos puntos de control que queramos importar.  Según vamos seleccionando, vemos que en el cuadro derecho nos van apareciendo aquellas elegidas:
Una vez hayamos seleccionado las categorías de interesados que queramos importar, pulsaremos el botón <Añadir>. Hecho esto, la categoría de interesados queda registrada en el RT actual y podemos operar con ellas normalmente.

Listar categorías de interesados en base de datos

En el caso de que queramos ver las categorías de interesados que hay registradas en la base de datos, basta con acceder a Mi consultoría y en el menu lateral seleccionar la sección Base de datos de categorías de interesados:
En esta página se nos mostrará un listado de todas las categorías de interesados que se hayan guardado o creado en la base de datos:
Aunque nunca se haya registrado ninguna categoría de interesados en la base de datos, al acceder a la misma, se observan múltiples categorías de interesados en la misma. Esto es debido a que desde tuRGPD.es proporcionamos una lista básica de categorías de interesados mas frecuentemente utilizadas. Se puede diferenciar mediante la columna nivel las categorías de interesados definidas por tuRGPD.es (nivel SI), de aquellas definidas por el usuario (nivel CO).

Crear nueva categoría de interesados en base de datos

Esta funcionalidad permite crear una categoría de interesados en la base de datos, desde cero tecleando todos sus datos. Para mayor comodidad, recordar que existe una funcionalidad que permite guardar una categoría de interesados en la base de datos a partir de una que ya esté registrada en algún RT.

Para crear una nueva categoría de interesados en la base de datos, accederemos al listado de categorías de interesados en base de datos y, a continuación, hacemos click en el botón <Nueva categoría de interesados>:
Y procedemos a introducir todos los datos de la categoría de interesados. Dado que la definición de las categorías de interesados requieren bastante información, se han agrupado los datos de las mismas en diferentes pestañas para mayor claridad:
  • General: Denominación de la categoría de interesados a efectos de identificación y descripción de la misma. También es posible asociar a la categoría una o varias etiquetas para facilitar su posterior búsqueda.
  • Orígenes: Selección de las formas cómo se obtuvieron los datos de esta categoría de interesados.
  • Detalles de procedencia: Si las formas como se obtuvieron los datos no está en la lista o se desea indicar algunos detalles adicionales, puedes hacerlo aquí.
  • Tipos de datos contenidos en el fichero: Selecciona los tipos de datos obtenidos de esta categoría de interesados. tuRGPD.es proporciona una lista de tipos de datos predefinida que el consultor puede personalizar según sus necesidades.
Finalmente, pulsamos el botón <Guardar> y la categoría de interesados queda registrada en la base de datos.

Ver los detalles de una categoría de interesados en base de datos

Podemos ver los detalles completos de una categoría de interesados que esté en la base de datos pulsando sobre el nombre de la misma en la lista de categoría de interesados en base de datos:
Al hacerlo, veremos una página donde se muestra la información detallada relativa a la categoría de interesados seleccionada:

Modificar los datos de una categoría de interesados en base de datos

En el caso de que necesites modificar cualquier dato de una categoría de interesados en base de datos, puedes proceder de dos maneras:

1. Desde la lista de categoría de interesados en base de datos, desplegando el botón de acciones y seleccionando la opción Editar categoría de interesados:
2. Desde el detalle de una categoría de interesados en base de datos, seleccionando la pestaña General y pulsando el botón Editar:
Mediante cualquiera de estas opciones accederás a una página que te permite modificar los datos de la categoría de interesados seleccionada:
Debes tener en cuenta que si modificas una categoría de interesados de la base de datos, las copias de la misma que se hayan registrado en los RT no se ven afectadas.

Conviene señalar que no se pueden modificar las categorías de interesados que hayamos definido desde tuRGPD.es (nivel SI). En caso de que quieras modificar una categoría de interesados definida por tuRGPD.es (nivel SI), puedes darla de baja y crear una propia.

Dar de baja una categoría de interesados en base de datos

En el caso de que una categoría de interesados en la base de datos ya no se quiera utilizar, puedes usar la opción de dar de baja. Al dar de baja una categoría de interesados en base de datos, este seguirá estando en la base de datos pero no se podrá seleccionar para insertarlo en RTs.

En el caso de que necesites dar de baja una categoría de interesados en base de datos, puedes proceder de dos maneras:

1. Desde la lista de cetgorías de interesados en base de datos, desplegando el botón de acciones y seleccionando la opción Dar de baja categoría de interesados:

2. Desde el detalle de una categoría de interesados en base de datos, seleccionando la pestaña General y pulsando el botón Dar de baja:
Mediante cualquiera de estas opciones el sistema te solicitará confirmación para proceder con la baja:
Una vez confirmada la baja, la categoría de interesados quedará dada de baja de la base de datos. Si en algún momento, necesitas consultar las catgeorías de interesados dadas de baja, puedes hacerlo usando la opción Mostrar dadas de baja en el listado de catgeorías de interesados en base de datos:

Eliminar una categoría de interesados en base de datos

En el caso de que se haya definido una categoría de interesados en base de datos por error y se quiera eliminar de la misma de manera definitiva, se puede  proceder de dos maneras:

1. Desde la lista de categoría de interesados en base de datos, desplegando el botón de acciones y seleccionando la opción Eliminar categoría de interesados:
2. Desde el detalle de una categoría de interesados en base de datos, desplegando el botón de acciones y seleccionando la opción Eliminar:
Mediante cualquiera de estas opciones el sistema te solicitará confirmación para proceder con el borrado:
Una vez confirmado el borrado, la categoría de interesados quedará eliminada de la base de datos sin posibilidad de recuperarla.

Debes tener en cuenta que si eliminas una categoría de interesados de la base de datos, las copias de la misma que se hayan registrado en los RT no se ven afectadas.

Conviene señalar que no se pueden eliminar las categorías de interesados que hayamos definido desde tuRGPD.es (nivel SI). En caso de que no quieras utilizar una categoría de interesados definida por tuRGPD.es (nivel SI), puedes darla de baja.